Thành lập doanh nghiệp là bước đầu tiên và quan trọng nhất trên con đường kinh doanh của mỗi nhà đầu tư. Việc lựa chọn đúng loại hình doanh nghiệp, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và tuân thủ đúng thủ tục pháp lý sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả ngay từ những ngày đầu thành lập. Trong bài viết này, Luật sư Huỳnh Tống Ngoan sẽ phân tích chi tiết các vấn đề pháp lý liên quan đến việc thành lập công ty tại Việt Nam.
1. Các Loại Hình Doanh Nghiệp Tại Việt Nam
Theo Luật Doanh nghiệp 2020 (có hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2021), Việt Nam hiện công nhận năm loại hình doanh nghiệp chính. Mỗi loại hình có những đặc điểm pháp lý, ưu điểm và hạn chế riêng, đòi hỏi nhà đầu tư phải cân nhắc kỹ lưỡng trước khi quyết định.
1.1 Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn (TNHH)
Công ty TNHH là loại hình doanh nghiệp phổ biến nhất tại Việt Nam, được chia thành hai hình thức: công ty TNHH một thành viên và công ty TNHH hai thành viên trở lên. Công ty TNHH một thành viên do một tổ chức hoặc cá nhân làm chủ sở hữu, chủ sở hữu chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn điều lệ đã cam kết góp. Đây là ưu điểm lớn so với hình thức kinh doanh cá thể, giúp tách biệt tài sản cá nhân và tài sản doanh nghiệp.
Công ty TNHH hai thành viên trở lên có từ hai đến năm mươi thành viên. Các thành viên chịu trách nhiệm về nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn đã cam kết góp vào công ty. Loại hình này phù hợp cho các nhóm kinh doanh nhỏ và vừa muốn chia sẻ trách nhiệm tài chính mà không cần phát hành cổ phiếu ra công chúng.
1.2 Công Ty Cổ Phần
Công ty cổ phần là doanh nghiệp trong đó vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần. Cổ đông có thể là tổ chức, cá nhân và chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp. Số lượng cổ đông tối thiểu là ba và không hạn chế số lượng tối đa. Đây là loại hình phù hợp cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, có nhu cầu huy động vốn từ nhiều nguồn và có khả năng niêm yết trên sàn giao dịch chứng khoán trong tương lai.
1.3 Công Ty Hợp Danh
Công ty hợp danh là loại hình doanh nghiệp trong đó có ít nhất hai thành viên là chủ sở hữu chung của công ty, cùng nhau kinh doanh dưới một tên thương mại chung. Ngoài các thành viên hợp danh, công ty có thể có thành viên góp vốn. Các thành viên hợp danh chịu trách nhiệm vô hạn về các nợ của công ty. Loại hình này phù hợp với các đối tác cùng chung mục đích kinh doanh, đòi hỏi sự tin tưởng cao giữa các thành viên.
1.4 Doanh Nghiệp Tư Nhân
Doanh nghiệp tư nhân do một cá nhân làm chủ sở hữu và chủ doanh nghiệp chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp tư nhân không được phát hành bất kỳ loại chứng khoán nào. Loại hình này phù hợp cho các hộ kinh doanh muốn chuyển đổi lên doanh nghiệp nhưng không muốn chịu sự phức tạp về quản trị như công ty.
2. Thủ Tục Thành Lập Doanh Nghiệp
2.1 Bước 1: Chuẩn Bị Thông Tin Và Tài Liệu
Trước khi nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, nhà đầu tư cần chuẩn bị các thông tin sau: tên doanh nghiệp (bao gồm tên tiếng Việt và tên viết tắt nếu có), trụ sở chính của doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh theo Hệ thống ngành kinh tế quốc gia, vốn điều lệ (đối với công ty TNHH và công ty cổ phần), thông tin người đại diện theo pháp luật, thông tin cổ đông/thành viên sáng lập.
Tên doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định tại Điều 38 Luật Doanh nghiệp 2020, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký, không sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân làm tên riêng. Đặc biệt, tên doanh nghiệp cần có từ chỉ loại hình doanh nghiệp (ví dụ: "Công ty TNHH", "Công ty CP") đứng trước hoặc sau tên riêng.
2.2 Bước 2: Lập Hồ Sơ Đăng Ký
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bao gồm: giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu quy định tại Phụ lục I-1 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT), điều lệ công ty (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty cổ phần), danh sách cổ đông sáng lập hoặc danh sách thành viên (tùy loại hình), bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân của người đại diện theo pháp luật và các cổ đông/thành viên.
Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, cần bổ sung: giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc quyết định chủ trương đầu tư do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, văn bản xác nhận về việc góp vốn của nhà đầu tư nước ngoài.
2.3 Bước 3: Nộp Hồ Sơ Lên Phòng Đăng Ký Kinh Doanh
Từ ngày 01 tháng 7 năm 2023, việc đăng ký doanh nghiệp thực hiện theo phương thức trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ dangkykinhdoanh.gov.vn. Doanh nghiệp cần có chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh hợp lệ để thực hiện thủ tục trực tuyến. Thời hạn giải quyết hồ sơ là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.
2.4 Bước 4: Các Thủ Tục Sau Đăng Ký
Sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục sau: khắc dấu pháp nhân (từ ngày 01/7/2015 doanh nghiệp không bắt buộc phải có con dấu theo quy định mới nhưng thực tế hầu hết doanh nghiệp vẫn khắc dấu), mở tài khoản ngân hàng, đăng ký thuế, mua chữ ký số, lập bảng kê người lao động, đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội nếu có người lao động.
3. Hồ Sơ Đăng Ký Chi Tiết Theo Từng Loại Hình
3.1 Hồ Sơ Công Ty TNHH Một Thành Viên
Đối với công ty TNHH một thành viên, hồ sơ bao gồm: giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty, quyết định thành lập của chủ sở hữu (nếu chủ sở hữu là pháp nhân) hoặc bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân (nếu chủ sở hữu là cá nhân), văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ nếu không phải là người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty phải có các nội dung bắt buộc theo Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020 bao gồm: tên, địa chỉ trụ sở chính, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu, cơ cấu tổ chức quản lý.
3.2 Hồ Sơ Công Ty Cổ Phần
Công ty cổ phần yêu cầu hồ sơ phức tạp hơn bao gồm: giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty, danh sách cổ đông sáng lập (gồm họ tên, địa chỉ, quốc tịch, số CMND/CCCD/Hộ chiếu, tỷ lệ sở hữu cổ phần), bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân của từng cổ đông, văn bản xác nhận vốn điều lệ từ ngân hàng thương mại (trong trường hợp góp vốn bằng tiền). Riêng đối với công ty cổ phần có từ 11 cổ đông trở lên, cần nộp thêm văn bản cam kết của cổ đông sáng lập không chuyển nhượng cổ phần trong thời hạn ba năm kể từ ngày thành lập.
4. Chi Phí Thành Lập Doanh Nghiệp
4.1 Phí Nộp Hồ Sơ Đăng Ký
Phí đăng ký doanh nghiệp hiện hành theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP là 50.000 VNĐ cho mỗi lần đăng ký. Đây là mức phí cố định không phân biệt loại hình hay quy mô doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể nộp phí trực tuyến qua cổng thông tin hoặc nộp trực tiếp tại phòng đăng ký kinh doanh.
4.2 Các Chi Phí Khác
Bên cạnh phí đăng ký, doanh nghiệp cần tính đến các chi phí khác bao gồm: phí khắc dấu (từ 200.000 đến 500.000 VNĐ tùy loại), phí đăng bố cáo (khoảng 100.000 VNĐ), phí mua chữ ký số (từ 1.000.000 đến 3.000.000 VNĐ/năm), phí dịch vụ kế toán nếu thuê bên ngoài (từ 2.000.000 đến 10.000.000 VNĐ/tháng tùy quy mô), phí tư vấn pháp lý (thay đổi tùy theo mức độ phức tạp của hồ sơ).
Tổng chi phí ước tính để thành lập một công ty TNHH từ 5.000.000 đến 15.000.000 VNĐ nếu tự thực hiện, và từ 15.000.000 đến 30.000.000 VNĐ nếu sử dụng dịch vụ tư vấn trọn gói bao gồm cả tư vấn chọn loại hình, soạn thảo điều lệ, nộp hồ sơ và thực hiện các thủ tục sau đăng ký.
4.3 Lưu Ý Về Chi Phí Vốn Điều Lệ
Vốn điều lệ không phải là chi phí bắt buộc phải nộp ngay khi thành lập mà được cam kết góp trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý rằng vốn điều lệ ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và năng lực tài chính của doanh nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng và cơ quan nhà nước. Việc xác định vốn điều lệ phù hợp đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng giữa khả năng tài chính thực tế và yêu cầu kinh doanh.
4.4 Tư Vấn Lựa Chọn Loại Hình Phù Hợp
Mỗi loại hình doanh nghiệp có những ưu nhược điểm riêng và phù hợp với những mô hình kinh doanh khác nhau. Việc tư vấn lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp là một trong những dịch vụ quan trọng nhất của luật sư. Luật sư sẽ đánh giá mục tiêu kinh doanh, quy mô dự kiến, nguồn lực tài chính, số lượng nhà đầu tư và kế hoạch phát triển tương lai để đưa ra khuyến nghị phù hợp nhất. Để tìm hiểu thêm về Lợi ích tư vấn pháp luật thường xuyên, hoặc nếu cần hỗ trợ về Giải quyết tranh chấp hợp đồng dân sự, quý khách có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp đang gặp vướng mắc về Cho vay tiền: giấy tờ pháp lý cần có, đội ngũ luật sư sẵn sàng tư vấn chi tiết.
Miễn trừ trách nhiệm: Bài viết được biên soạn dựa trên các quy định pháp luật hiện hành. Tuy nhiên, pháp luật có thể thay đổi và phụ thuộc vào từng tình tiết cụ thể. Bạn không nên tự ý áp dụng mà chưa tham khảo ý kiến luật sư. Vui lòng liên hệ Luật sư Huỳnh Tống Ngoan để được tư vấn chính xác.
